第３８回みはなサマーコンサートの「反省会」「総括」のページです。

反省会

《合同反省会》
ニ部に分けた事はよかった。来年もニ部制で良いのではないか。
予定に入っていない来賓が来たので、司会者が、誰だかわからず紹介出来なかった。➡︎来賓控室で、当日来ている来賓の一覧表を作って司会に渡す。
司会を突然生徒がやる事になったが、上手く出来た。
第１部の花束贈呈で、演奏が予定より早く終わってしまい、子ども会の子供たちが贈呈式に間に合わなかった。今回は、後で改めて贈呈式をを行った。
第２部の最初の団体が、１２時に駐車場に入る予定だったのに、１１時に来てしまい係員が困った。➡︎時間変更を許可したら、駐車係員に伝える。
来年は一部制が良い。生徒たちは全部の演奏を見たいはずだ。午後13時スタートで16時終了の一部制はどうだろうか？問題は暑さ対策。
全ての演奏団体が千葉県１位になった。
一部制は、人数が多くなりすぎる、ニ部制の方が良い。
駐車場は、タイガーロープで区画整理した。３２台駐車可能。
「みはなサマーコンサート」の看板、三年ぶりに出したが問題は無かった。
「会場入口」の看板を公民館正門前にも付けたらどうだろう。非常階段の所にはあるが、それだけではわからない。
父兄の参加者の半分以上はユトリシアの住人。第３８回サマーコンサートの総入場者数は、７９０名。前回とほぼ同じ数。
主催は、実花町会・８丁目町会になっているが、今後はユトリシア自治会にも入ってもらいたい。
前日の準備の時は問題なかったが、当日終了後の片付けが、みなさんに手伝ってもらったが、指示を出す人がいなかったため、ごたついた。公民館の椅子が体育館の椅子と混じってしまい見つからない。➡︎公民館の椅子はカラーのビニールテープを貼って目立つ様にする。
近所からの音の苦情は入っていない。学校付近には前もって回覧板を回して理解を求めた。
合同演奏会は中止した。合同演奏会をやると、朝早くから練習をするので、前回は音の苦情を言われたのではないか？
来年は、合同演奏会をやりたいが、演奏団体はどう考えているのか、確認する。
楽器の搬送は問題無し。東習小は軽トラ２台で搬送。四中は、保護者が搬送。
３年前は、午前中、四中に楽器を取りに行くとリハーサルをやっていた。朝５時位から練習をしているのか？
サマコンの会計は、現時点で４〜５万円余っている。
最終報告を８丁目町会に提出して欲しい。
昔は、東部体育館でやった事もある。次回は、習志野高校の体育館を借りたい。
第１部の観客が退場する時、駐車場側(西側)出口を使う様に指示したが、上手く伝わらなかった。演奏団体が小学校側(東側)出口を使うので混雑してしまう。一方通行を推奨。➡︎入場する際は、靴を下駄箱に入れずにもって行く事。
幼稚園が不参加だった。理由は、幼稚園は全員が出ないと音にならない？ワクチン接種をしていない？密になりたくない？
ホーリネス幼稚園は、出たいのではないか？ブレーメンは、０〜５歳まで面倒を見るので、コンサートは無理？
コンサートの看板の文字が、「みはな」とひらがなになっている。「実花」の漢字が良いと思うが、いかがか？ひらがなにした理由は何？
来年は、①ニ部制が良い、②今まで通りの一部制が良い、③１３時開始の一部制が良い、の３つから決める。町会・公民館・演奏団体で話し合う。
令和４年９月１７日・実花自治会館にて

《警備担当者より》
①コンサート会場の入口を聞かれた
【原因】
案内板が無かった為
【対策】
案内板を設置など
②外履きから上履きに履き替える場所を聞かれた
【原因】
案内板が無かった為
【対策】
案内板を設置など
③来られなくなった方から、チケットをどうすればよいか問合せがあった
【原因】
案内係がいなかった為
【対策】
案内係を置くか、誘導員にマニュアルを配布する
④マニュアル（見本）と配布された駐車許可証が違っていた
【原因】
駐車許可証を再作成したことを誘導員に知らせていない為
【対策】
駐車許可証を変更したら誘導員に知らせ、内容を共有する
⑤配布されていないはずの団体が、全日の駐車許可証で入ってきた。
【原因】
「全日駐車可」の駐車許可証を予定以外の団体にも渡したことを誘導員に知らせていない為
【対策】
配布先を変更したら誘導員に知らせ、内容を共有する
⑥１団体が予定時間より早く入ってきた為、出庫車と入庫車、人、自転車、バイクが入り乱れた
【原因】
入庫時間を変更したことを、誘導員に知らせていなかった為（１２時とは聞いていたが、１１時３０分とは聞いていなかった）
【対策】
入庫時間を変更したら誘導員に知らせ、内容を共有するとともに、変更する事によるトラブルの対策をとる
⑦１団体が予定台数より多く入ってきた
【原因】
予定台数より多く駐車許可証を配布したが、誘導員に知らせていなかった為
【対策】
予定より多く駐車許可証を配布したら誘導員に知らせ、内容を共有するとともに、そのことにより発生するトラブルの対策をとる
⑧公民館へ用事の車が多数入ってきた
【原因】
公民館から聞き取りしていなかった（不足していた）為
【対策】
公民館からの聞き取りを十分に行う
⑨駐車可能台数が予定よりかなり少なかった
【原因】
聞き取りに頼って、事前にメジャー等で実測し確認しなかった為
【対策】
必要な場合は、実測し確認を行う

総括

第３８回みはなサマーコンサートの総括

上記問題点はあったが、うまく連携が取れていたので、大きな混乱にはならなかった。全体的には、来場者を待たせることも、不満を持たせることもなく行えた。しかし、例年の１部構成で考えた場合は、圧倒的に駐車場不足、駐輪場不足になる為、対策が必要と考える。また、事前にマニュアルを作成し情報の共有を図ったつもりでいたが、当日はマニュアル内容とは別の内容で団体に通知・配布されていた為、混乱の原因となった。 報告・連絡・相談を機能させ、常に最新の情報で共有する事が必要である。